Voici les façons de mettre en œuvre un système comptable

Voici les façons de mettre en œuvre un système comptable

Un système comptable associe des processus interconnectés destinés à amasser, organiser et comptabiliser les transactions d’une organisation. Le but ultime de ce système de comptabilité est de générer des rapports informatifs pour soutenir la prise de décision d’une organisation. Les gestionnaires peuvent prendre des décisions éclairées en fonction de leurs connaissances à partir de ces rapports générés par un système automatisé.

Pour intégrer un système comptable novateur et efficace dans votre entreprise, vous devez suivre une approche étape par étape. La mise en œuvre de cette approche pour votre système comptable comprend une série d’étapes qui doivent être suivies avant que vous ne soyez prêt à passer au numérique et à dire adieu à vos anciens registres.

Le plan de mise en œuvre d’un système comptable

Avant de commencer quoi que ce soit d’autre, il est impératif d’élaborer une proposition sous la forme d’un plan de projet et d’effectuer une analyse coûts-avantages de l’ensemble du projet. Rassurez-vous, les avantages dépassent de loin les coûts si vous envisagez sérieusement de gérer une entreprise professionnelle. Le plan doit inclure les échéanciers, les étapes clés à atteindre et une liste de toutes les ressources requises pour le projet. La planification est la phase la plus critique de la mise en œuvre complète, car les détails nécessaires doivent être gardés à l’esprit pour que tout se passe bien.

Embaucher un chef de projet

La mise en œuvre d’un système comptable doit être gérée avec soin. Vous devez désigner une personne qui agit en tant que gestionnaire de projet. Le travail du chef de projet est de diriger l’ensemble du processus et de former des équipes transversales. Les membres de l’équipe représentent tous les départements ayant un intérêt direct dans le système, l’utilisant d’une manière ou d’une autre. Étant donné que ces départements seront à terme les utilisateurs finaux, il est essentiel d’avoir leur avis sur le processus de mise en œuvre.

Rangez les enregistrements dans le système comptable précédent

L’insuffisance de données est l’une des principales causes de nuisances lors du passage à un nouveau système. Si vous le savez, il y a des imprécisions dans vos livres, un mauvais codage des transactions, des problèmes de facturation et d’autres domaines qui doivent être corrigés. Vous devriez toujours donner la priorité à cela.

Essayer de repartir à zéro sans se débarrasser des vieilles erreurs peut entraîner une erreur colossale. Même le meilleur système au monde ne vous aidera pas si vous avez des problèmes liés à la crédibilité de vos données. Le comptable Saint-Gilles est chargé de désigner une équipe spéciale pour éliminer les mauvais groupes de données et les réparer pour les réutiliser dans le nouveau système comptable.

La migration des données et test pilote

Comme la plupart de vos anciennes données doivent être transférées vers le nouveau système, un plan de conversion des données doit être conçu. La cartographie des données selon le nouveau format est le point culminant d’un plan de conversion. Selon le format pris en charge par les anciens et les nouveaux systèmes, la conversion peut varier de relativement simple à très complexe. Par conséquent, avant de choisir le nouveau système, il est essentiel de rassembler tous les détails techniques le concernant pour éviter des complications ultérieures.

Une fois toutes les données transférées, le système comptable doit être testé en pilote pour s’assurer qu’il fonctionne parfaitement. En plus d’être techniquement solide, vous devez familiariser les personnes critiques de votre entreprise avec le nouveau système pour pouvoir l’utiliser efficacement. Organisez un test pilote en salle de conférence pour que tout le monde se familiarise avec les fonctionnalités critiques d’un expert. Vous devrez peut-être embaucher quelqu’un pour la session de formation, ou vous pouvez le faire vous-même.

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